Abwesenheiten und Vertretungen
Ansagetexte auf dem Anrufbeantworter
Fall 1: Sie unterbrechen an einem Praxistag den Betrieb Ihrer Praxis lediglich für einige Stunden
(z. B. während der Mittagspause)
Teilen Sie dem Patienten mit, wann die nächste Sprechstunde stattfindet und dass er sich in einer Notfallsituation an den Rettungsdienst unter der Nummer 112 wenden kann. Bitte an dieser Stelle keine Hinweise auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst mit der 116117 aufnehmen. Ihrer Pflicht zur persönlichen Erreichbarkeit kommen Sie am einfachsten nach, indem Sie Ihre Mobilnummer angeben.
Beispiel: „Guten Tag. Sie sind mit dem Anrufbeantworter der Praxis xx verbunden. Sie rufen außerhalb unserer Sprechzeiten an. Wir sind ab xx Uhr wieder für Sie da. In dringenden Fällen erreichen Sie Herrn/Frau Dr. xx unter der Telefonnummer xx. In lebensbedrohlichen Situationen wenden Sie sich bitte direkt an die 112. Vielen Dank.“
Ggf. mögliche Ergänzungen:
- Hinweis auf Terminvergabe über die Praxiswebseite
- Rezeptbestellung über separate Leitung
Fall 2: Nach Ende Ihrer Nachmittagssprechstunde
Geben Sie auf dem Anrufbeantworter bitte Ihre Sprechzeiten an und verweisen Sie für Notfälle auf die Nummer des Rettungsdienstes 112. Geben Sie außerdem einen Hinweis auf die Telefonnummer 116117 mit den zutreffenden Zeiten.
Beispiel: „Guten Tag. Sie sind mit dem Anrufbeantworter der Praxis xx verbunden. Sie rufen außerhalb unserer Sprechzeiten an. Unsere Sprechzeiten sind xx. Der ärztliche Bereitschaftsdienst steht Ihnen montags, dienstags und donnerstags von 18.00 bis 08.00 Uhr am Folgetag, mittwochs und freitags von 13.00 bis 08.00 Uhr am Folgetag sowie sonnabends, sonntags und feiertags von 08.00 bis 08.00 Uhr am Folgetag unter der Telefonnummer 116117 (Aussprache: „Elf-sechs-elf-sieben“) zur Verfügung. In dringenden Notfällen wählen Sie bitte die Nummer des Rettungsdienstes 112.“
Fall 3: Sie sind für längere Zeit an der Ausübung Ihrer Praxis gehindert (z. B. wegen Urlaub)
In diesem Fall sind Sie verpflichtet, Ihre Vertretung mit einem oder mehreren Ärzten konkret abzusprechen. Auf dem Anrufbeantworter sollten daher Name und Sprechzeiten des Vertreters genannt werden, der dem Patienten dann absprachegemäß zur Verfügung steht. Ein Hinweis auf eine Vertretung durch „umliegende Praxen“ ist nicht zulässig. Weisen Sie zudem auf die Nummer des Rettungsdienstes 112 für Notfälle sowie auf die Nummer 116117 unter Benennung der Bereitschaftszeiten hin.
Beispiel: „Guten Tag. Sie sind mit der Praxis xx verbunden. Wir befinden uns vom xx.xx. bis xx.xx. im Urlaub. Die Vertretung übernimmt die Praxis (Name, Anschrift, Telefonnummer), deren Sprechzeiten sind: xx. Den ärztlichen Bereitschaftsdienst erreichen Sie montags, dienstags und donnerstags von 18.00 bis 08.00 Uhr am Folgetag, mittwochs und freitags von 13.00 bis 08.00 Uhr am Folgetag sowie sonnabends, sonntags und feiertags von 08.00 bis 08.00 Uhr am Folgetag unter der Telefonnummer 116117 (Aussprache: „Elf-sechs-elf-sieben“). In dringenden Notfällen wählen Sie bitte die Nummer des Rettungsdienstes 112.“
Fall 4: Von der KVSH beschlossene Brückentage in 2024/2025
Die Abgeordnetenversammlung der KVSH und die Kammerversammlung der Ärztekammer Schleswig-Holstein haben für 2024/2025 die folgenden „Brückentage“ benannt:
- 4. Oktober 2024 (Freitag nach dem Tag der Deutschen Einheit)
- 1. November 2024 (Freitag nach dem Reformationstag)
- 2. Mai 2025 (Freitag nach dem Tag der Arbeit)
- 30. Mai 2025 (Freitag nach Christi Himmelfahrt)
Brückentag: Was bedeutet das für Sie und die Anrufbeantworteransage?
An diesen Tagen findet der Ärztliche Bereitschaftsdienst in Schleswig-Holstein von 8:00 bis 8:00 Uhr am Folgetag statt. Der Ärztliche Bereitschaftsdienst und damit alle allgemein- und kinderärztlichen Anlaufpraxen, der Fahrdienst sowie der HNO- und augenärztliche Bereitschaftsdienst sind wie an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag geöffnet. Ärztinnen und Ärzte sind, sofern sie die ärztliche Versorgung nicht selbst sicherstellen und ihre Praxis schließen, verpflichtet, die Ansage des Anrufbeantworters mit einem Verweis auf den Ärztlichen Bereitschaftsdienst unter der Rufnummer 116117 zu versehen.
Beispiel: "Sie sind mit der Praxis xxx verbunden. Unsere Praxis ist am xx.xx. und xx.xx. geschlossen. Der Ärztliche Bereitschaftsdienst ist vom xx.xx. 8:00 Uhr xx.xx. 8:00 Uhr, unter der Telefonnummer 116117 (Aussprache: „Elf-sechs-elf-sieben“) durchgängig erreichbar. In dringenden Notfällen wählen Sie bitte die Nummer des Rettungsdienstes 112."
Verweisen Sie bitte nur auf eine Vertreterin/einen Vertreter, sofern dies explizit für den Fall des Brückentages mit der vertretenden Praxis abgestimmt ist und diese Praxis tatsächlich geöffnet hat.
Wir möchten außerdem darum bitten, dass Sie Ihre Patienten (z. B. solche mit Dauermedikation, Verbandswechsel, o. Ä.) vor den Brückentagen ausreichend versorgen.
FAQ-Vertretungen
1. Wie und wann muss eine Vertretung angezeigt werden?
Abwesenheits- und Vertretungszeiten sind der KVSH unverzüglich durch entsprechende Angaben im eKVSH mitzuteilen.
2. In welchen Fällen kann ich mich vertreten lassen?
Nach der Zulassungsverordnung für Ärzte ist eine Vertretung bei Krankheit, Urlaub, Teilnahme an einer ärztlichen Fortbildung oder Wehrübung für einen Zeitraum von drei Monaten innerhalb von zwölf Monaten ohne Genehmigung möglich. Wenn die Vertretung länger als drei Monate innerhalb des Zwölfmonatszeitraumes dauert, so ist für die Beschäftigung eines Vertreters/einer Vertreterin die vorherige Genehmigung der KVSH einzuholen. Dem Genehmigungsantrag ist in diesem Fall ein Nachweis (z.B. ein ärztliches Attest) über den Grund der Vertretung beizufügen.
Zudem kann sich eine Vertragsärztin in unmittelbarem Zusammenhang mit der Entbindung bis zu einer Dauer von zwölf Monaten ohne Genehmigung vertreten lassen. Eine entsprechende Geburtsurkunde ist der KVSH zu übermitteln.
Eine sofortige Genehmigung der Vertretung ist erforderlich,
- während Zeiten der Erziehung von Kindern bis zu einer Dauer von 36 Monaten, wobei dieser Zeitraum nicht zusammenhängend genommen werden muss,
- und während der Pflege eines pflegebedürftigen Angehörigen in häuslicher Umgebung bis zur Dauer von sechs Monaten.
3. Wie lange kann ich mich genehmigungsfrei vertreten lassen?
Grund genehmigungsfrei genehmigungspflichtig
Urlaub bis 3 Monate ab 4. Monat
Krankheit bis 3 Monate ab 4. Monat
Fortbildung bis 3 Monate ab 4. Monat
Wehrübung bis 3 Monate ab 4. Monat
Entbindung bis 12 Monate ab 13. Monat
(ab Beginn Mutterschutz/
Berufsverbot)
Kindererziehung sofort bis zu 36 Monate
Pflege naher Angehöriger sofort bis zu 6 Monate
Keine Vertretung ist das „Auffangen“ der Abwesenheit eines in einer Berufsausübungsgemeinschaft oder in einem MVZ tätigen zugelassenen oder angestellten Arztes bzw. einer solchen Ärztin durch die Partner oder Partnerinnen oder angestellte Ärzte und Ärztinnen der BAG bzw. des MVZ. Auch diese „unechte“ bzw. „interne“
Vertretung ist nicht unbegrenzt oder genehmigungsfrei zulässig, sondern unterliegt den gleichen Voraussetzungen wie die Vertretung durch externe Kollegen/-innen.
Zum Abrechnen von Leistungen während einer „internen“ Vertretung ist die eigene lebenslange Arztnummer zu verwenden.
Vorsorglich sei darauf hingewiesen, dass eine arztgruppen- bzw. versorgungsbereichsübergreifende interne Vertretung nicht zulässig ist (Bsp. Haus- und Facharztinternisten).
4. Ist eine stundenweise Vertretung möglich?
Eine Vertretung setzt voraus, dass der Vertragsarzt/die Vertragsärztin aus Gründen wie Krankheit, Urlaub, Teilnahme an einer ärztlichen Fortbildung oder Wehrübung für die vertragsärztliche Tätigkeit nicht zur Verfügung steht. Eine stundenweise Abwesenheit genügt dafür jedoch nicht; sie muss zumindest einen Tag andauern.
Anderenfalls kommt eine genehmigungspflichtige Entlastungsassistenz beispielsweise aus Krankheitsgründen in Betracht.
5. Ist eine regelmäßige Vertretung möglich?
Nein. Die Vertretungsgründe wie Krankheit, Urlaub, Teilnahme an einer ärztlichen Fortbildung oder Wehrübung lassen keine regelmäßige Vertretung zu.
6. Darf ich während meines Urlaubs bzw. meiner Abwesenheit auf umliegende Praxen verweisen?
Ja, allerdings nur auf Kollegen/-innen mit der gleichen Fachrichtung. Die sogenannte kollegiale Praxisvertretung ist abzusprechen. Patienten/-innen sind per Aushang, Bandansage und per Hinweis auf der Website zu informieren. Das generelle Verweisen auf Nachbarkollegen/-innen oder gar die 116117 ist unzulässig.
7. Welche Voraussetzungen muss die Vertretung mitbringen?
Ein Vertragsarzt/eine Vertragsärztin darf sich nur durch einen anderen Arzt/eine andere Ärztin vertreten lassen, der/die über eine Approbation und die gleiche Weiterbildung wie er/sie verfügt. Hier gilt das Gebot der Fachgebietsidentität.
8. Welche Leistungen darf der Vertreter/die Vertreterin erbringen?
Lässt sich ein Vertragsarzt/eine Vertragsärztin in seinen/ihren Praxisräumen vertreten, darf der Vertreter/die Vertreterin unter Verwendung der LANR/BSNR des Vertragsarztes/der Vertragsärztin alle Leistungen erbringen, die auch zum Leistungsspektrum des Vertragsarztes/der Vertragsärztin gehören. Bei genehmigungspflichtigen Leistungen hat der Vertragsarzt/die Vertragsärztin sich davon zu überzeugen, dass der Vertreter/die Vertreterin über die entsprechende Fachkunde verfügt.
Lässt sich ein Vertragsarzt/eine Vertragsärztin durch einen Fachkollegen/eine Fachkollegin in dessen/deren eigener Praxis vertreten, darf dieser/diese alle Leistungen unter Verwendung seiner/ihrer eigenen LANR/BSNR erbringen, die zu seinem/ihrem Leistungsspektrum gehören. Bei genehmigungspflichtigen Leistungen kann der Fachkollege/die Fachkollegin nur die Leistungen erbringen und abrechnen, für die er/sie eine KV-Genehmigung hat.
9. Kann ein fachärztlicher Internist/fachärztliche Internistin durch einen hausärztlichen Internisten/hausärztliche Internistin vertreten werden?
Nein, da ein Arzt/eine Ärztin sich endgültig für die fachärztliche oder die hausärztliche Versorgung entscheiden muss.
10. Handelt es sich um eine zulässige Vertretung, wenn der Vertragsarzt/die Vertragsärztin operiert, im Belegkrankenhaus tätig ist oder Hausbesuche durchführt und der Vertreter/die Vertreterin in der Praxis gleichzeitig die Sprechstunde hält?
Nein, Vertretungen sind nur bei Abwesenheit des Vertragsarztes/der Vertragsärztin ganztägig zulässig.
11. Was ist bei der Vertretung eines/einer Angestellten im Falle der Beendigung einer Anstellung zu beachten?
Ist das Anstellungsverhältnis beendet, gilt gem. § 32 b Abs. 6 S. 2 und 3 Ärzte-ZV Folgendes:
a) Dauer: Die Vertretung auf einer beendeten Anstellung ist für die Dauer von maximal 6 Monaten beginnend ab dem Beendigungsdatum möglich. Eine Verlängerung dieses Zeitraumes ist nicht möglich. Da der 6-Monatszeitraum als Überbrückung für die Nachfolgeanstellung gedacht ist, berechnet sich der Zeitraum nicht ab Beginn der Vertretung. Scheidet ein Angestellter bspw. mit dem 31.12. aus, so ist eine Vertretung nur bis zum 30.06. möglich, auch wenn erst zum 01.02. ein Vertreter/eine Vertreterin benannt wird.
b) Die Vertretung ist unter Angabe des Zeitraumes, Umfangs und namentlicher Benennung des Vertreters schriftlich anzuzeigen.
c) Sonstige Voraussetzungen: Es ist zwingend ein Auszug aus dem Arztregister oder je eine Kopie der Approbations- und Facharzturkunde des Vertreters/der Vertreterin erforderlich.
12. Benötigen Vertreter einen eigenen eHBA/ePtA oder kann der Ausweis des Vertretenen genutzt werden?
Vertreter/-innen benötigen einen eigenen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA/ePtA) und können nicht den Ausweis des Vertretenen/der Vertretenen nutzen, um beispielsweise eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) oder elektronisches Rezept (eRezept) zu erstellen.
Da es sich beim eHBA/ePtA um ein personenbezogenes Dokument handelt, mit dem sich Ärzte/-innen und Psychotherapeut/-innen in der „digitalen Welt“ ausweisen, sollten Dritte keinen Zugang haben. Insbesondere die Nutzung der QES-Anwendung (qualifizierte elektronische Signatur) sollte nicht durch Dritte möglich sein. Es handelt sich hierbei um eine rechtsverbindliche Unterschrift, wodurch ggf. ein (finanzieller) Schaden, auch Jahre später, durch den unberechtigten Abschluss rechtsgültiger Verträge in fremdem Namen entstehen kann.
Bezüglich der Umsetzung der Vertretungstätigkeit im Praxisverwaltungssystem (PVS) können sich Praxisinhaber/-innen mit ihrem jeweiligen Praxissoftwareanbieter in Verbindung setzen.
13. Dürfen Ärzte/Ärztinnen in Weiterbildung weiterbildungsbefugte Personen vertreten?
Generell gilt: Die Weiterbildung muss unter Anleitung zur Weiterbildung befugter Ärzte/-innen erfolgen. Damit müssen Ärzte/-innen in Weiterbildung (auch: Weiterbildungsassistenten/-innen) beispielsweise zur gleichen Zeit Urlaub nehmen wie die weiterbildungsbefugte Person.
Nach den Vorschriften der jeweils geltenden ärztlichen Berufsordnung und der Zulassungsverordnung können sich Vertragsärzte/-innen grundsätzlich nur durch Fachärzte/-innen desselben Fachgebietes vertreten lassen, die im Arztregister eingetragen bzw. eintragungsfähig sind.
14. Was haben Psychotherapeuten/Psychotherapeutinnen bei einer Vertretung zu beachten?
Eine Vertretung bei genehmigungspflichtigen psychotherapeutischen Leistungen einschließlich der probatorischen Sitzungen ist gem. § 14 III BMV-Ä grundsätzlich unzulässig.
Eine längerfristige Vertretung kann bei genehmigungspflichtigen Leistungen inklusive probatorischen Sitzungen dann zulässig sein, wenn davon ausgegangen werden kann, dass die Therapie innerhalb der geplanten Vertretungszeit von dem Vertreter/der Vertreterin nicht nur begonnen, sondern auch beendet werden kann.
Therapeut/-in und Vertreter-/in müssen im gleichen Richtlinienverfahren tätig sein. Dies gilt auch für die Vertretung ärztlicher Psychotherapeuten/-innen.
15. Müssen Vertretungen für die Psychotherapeutische Sprechstunde und Akutbehandlung gemeldet werden?
Ja, ganz grundsätzlich gilt, dass die genehmigungsfreie Vertretung im eKVSH Portal anzuzeigen ist.
Urlaubs- und Abwesenheitszeiten sind bei Meldungen an unsere Terminservicestelle zu berücksichtigen.
16. Muss der/die die Vertretung übernehmende Therapeut/Therapeutin dieselbe Therapieform (VT, TP oder AP) anbieten?
Bei einer Vertretung von genehmigungspflichtigen Leistungen muss der Vertreter/die Vertreterin dieselbe Therapieform anbieten. Hierfür ist die vorherige Genehmigung der KVSH einzuholen. Bei einer Vertretung von genehmigungsfreien Leistungen (Psychotherapeutische Sprechstunde und Akutbehandlung) dürfen sich die Therapieformen unterscheiden.
17. Kann man sich als Ermächtigter/Ermächtigte vertreten lassen?
Ein für bestimmte Leistungen gezielt ermächtigter Arzt/ermächtigte Ärztin hat umso mehr die Pflicht, die im Rahmen der Ermächtigung definierte vertragsärztliche Tätigkeit persönlich auszuüben, kann sich aber - mit Ausnahme des speziellen Falles einer Ermächtigung zur Versorgung eines begrenzten Personenkreises - bei Krankheit, Urlaub, Teilnahme an ärztlicher Fortbildung oder Wehrübung innerhalb von zwölf Monaten bis zu einer Dauer von drei Monaten genehmigungsfrei durch einen Arzt/eine Ärztin gleichen Fachgebiets vertreten lassen. Eine darüberhinausgehende Vertretungsmöglichkeit ist allerdings nicht vorgesehen.